Jak zrobić kalkulację ceny?

Zacznę może od pytania wprost: z czego składa się cena? Czy możesz powiedzieć, jakie proporcje naszej ceny składają się na konieczne zakresy dotyczące m.in. podatków, ZUS-u, opłat?

Na początek najtrudniejsze pytanie. Kto zna najlepszą odpowiedź, ten jest mistrzem, bo właśnie od ustalenia tych proporcji zależy, ile będziemy zarabiać, czy będzie nas stać na utrzymanie firmy, czy będziemy mieli na wynagrodzenie dla zespołu itd.

Wracając do konkretów, to w kwestii podatków i ogólnie mówiąc zobowiązań publiczno-prawnych są to konkretne kwoty. Wiadomo, ile procent podatków płacimy i w jakich formach działalności; wiemy, ile wynosi ZUS i tzw. opłaty stałe, czyli lokal, media. To są kwoty, które muszą mieć swoją pozycję w miesięcznym budżecie. Cała reszta zależy od tego, czym się zajmujesz – czy sprzedajesz usługi, czy produkty, ile ich sprzedajesz... Ta druga część – w mojej ocenie – zależy też jednak od tego, czy są na te usługi i produkty klienci. Inaczej będzie się kształtować cena np. obrazu tworzonego przez miesiąc, a inaczej – cena kursu, który umieściłaś w internecie, praktycznie sam się sprzedaje i poza jego przygotowaniem nie wymaga obsługi. W pierwszym przypadku jest to produkt indywidualny, w drugim – można by określić – masowy.

Wracając do meritum pytania, stałe opłaty powinny być znane, bo pomijając naszą niczym nieograniczoną wyobraźnię w kwestii, ile chcemy zarabiać, to właśnie wysokość stałych opłat jest tym minimum, które musi wpłynąć na konto. Przychody poniżej tej kwoty powodują, że się zadłużamy, czyli w najlepszym wypadku biznes jest zupełnie nierentowny i trzeba go zamknąć albo zmienić.

A jak w tym wyliczeniu uwzględniamy swoje wynagrodzenie? Jeśli sama prowadzę firmę, to sama jestem swoim pracodawcą? Jak wyliczyć swoją pensję? I czy właśnie w takich kategoriach powinno się podchodzić do kształtowania cen?

To dobry początek – warto wiedzieć, ile chcę zarabiać w swojej pracy. W zasadzie uważam, że to jedna z najważniejszych danych koniecznych do ustalenia w naszym biznesie. Oczywiście na początku drogi, gdy nasz produkt, usługa i my jesteśmy jeszcze niezbyt znani, może być trudno osiągnąć ustalony przez siebie próg, więc wtedy zawieramy ze sobą umowę: „Teraz będzie tyle, ale za 3–6 miesięcy będziemy negocjować stawki”. Wiesz, że istnieją badania, z których wynika, że powyżej ok. 50–60 tys. zł dochodu miesięcznego przestaje rosnąć satysfakcja z ilości pieniędzy? Przy takiej kwocie jesteś w stanie kupić wszystko, więc i satysfakcja jest ukierunkowana wtedy bardziej na „być” niż „mieć”. A to oznacza, że ilość zarabianych pieniędzy – przynajmniej poniżej tego progu – jest dla nas bardzo ważna. Wiąże się z tym przede wszystkim satysfakcja z wykonywanej pracy.

I teraz wiesz, że chcesz zarabiać 5000 zł na czysto. Tę kwotę trzeba uwzględnić, ustalając ceny oferowanych usług lub produktów. Oczywiście wracam do tego, co wcześniej powiedziałem – zależy to od rozpoznawalności marki i rodzaju produktu. Dla uproszczenia: jeżeli masz produkt za 500 zł i sprzedasz miesięcznie 10 sztuk, a na koniec odliczasz opłaty stałe i podatki – powiedzmy, że 3000 zł, to zostaje 2000 zł. I ta zależność powtórzyła się przez pierwszy okres kilku miesięcy – nazwijmy go badaniem marki. Po tym badaniu wiesz, że aby zarabiać 5000 zł, powinno się (w dużym uproszczeniu) osiągnąć przychód 8000 zł, czyli należy albo podnieść cenę produktu do 800 zł, albo sprzedać dodatkowe sześć produktów w miesiącu po niezmienionej cenie 500 zł. I tu jest zabawa w prowadzenie biznesu. Możesz podnieść cenę i sprawdzić, czy są chętni – wtedy będziesz zarabiać więcej przy tym samym nakładzie pracy – albo możesz postarać się znaleźć dodatkowych sześciu klientów.

Prawda jest taka, że i tak znajdziesz tych dodatkowych sześciu klientów, a z czasem podniesiesz cenę do 800 zł. Tę zależność widać szczególnie, gdy nasza praca nie polega na masowej produkcji, tylko na świadczeniu wysokiej jakości usług lub oferowaniu zindywidualizowanych produktów.

Wracając do pytania – tak, warto ustalić, ile chcę zarabiać w miesiącu, na godzinę; ile chcę pracować dziennie, w tygodniu, miesiącu, rocznie. To są bardzo ważne dane.

No dobrze, możemy sprawdzić, jak to wygląda, porównując wynagrodzenie na etacie i z własnej działalności. A jak w tym uwzględnić kwestie niematerialne: talent, zaangażowanie, kreatywność, to „coś”?

To jest część, która wg mnie zależy właśnie od marki, bo możesz być bardzo zaangażowana, mieć kreatywność na poziomie LEVEL MASTER, ale nie sprzedasz usługi i produktu za kilkadziesiąt tysięcy zł z jednego powodu – nikt cię nie zna. Ale możesz być też nowym Picasso, zrobić trzy mazy na płótnie i sprzedać to za miliony. Ponownie używam uproszczenia, ale mam wrażenie, że dzięki temu łatwiej jest zrozumieć istotę tej kwestii. Oczywiście talent, zaangażowanie i kreatywność powinny znaleźć odzwierciadlenie w cenie. I tak jak mówiłem wcześniej, to odzwierciedlenie rośnie wraz ze wzrostem rozpoznawalności. A rozpoznawalność – szczególnie w przestrzeni artystycznej – widać po kalendarzu. Jeżeli zaczyna ci w nim brakować miejsca, to znak, żeby podnieść ceny, uwzględniając w większym procencie swój talent i zaangażowanie. I tak to działa. Zwykle część klientów odejdzie, ale wierni zostaną i będą gotowi zapłacić więcej. Finalnie zyskujesz więcej czasu przy tych samym zarobkach, a po jakimś czasie w miejsce tych, którzy odeszli, pojawiają się nowi. I cały proces zaczyna się od początku. Znam nauczycieli i trenerów, którzy za godzinę swojej pracy życzą sobie ponad 5 000 zł i mają pełny kalendarz. A są na świecie tacy, co zarabiają kilkanaście razy więcej za godzinę. I nie mówię tu o właścicielach przedsiębiorstw, których wynik finansowy przeliczony na godzinę prezesa jest kosmiczny, ale o przedsiębiorcach zarabiających z własnych usług i produktów niemasowych.

I tak jak mówiłem na początku, gdy jesteś na początku drogi, to badasz, ile są w stanie zapłacić ludzie za twoje usługi, produkty, za twój czas. Na początku będzie mniej, ale z czasem, jeżeli robisz dobrą robotę, kalendarz się zapełni.

Wszystko to pięknie brzmi, jak jednak na początku czy to kariery, czy nowego projektu – nie mając pieniędzy – czekać? Jak uwzględnić w tym ryzyko: „wyjdzie czy nie wyjdzie”? To bowiem dość frustrujące, że w jednej firmie usługa kosztuje 300 zł, a w drugiej ta sama może kosztować 3000 zł. Czy ta różnica wynika tylko z rozpoznawalności?

W mojej ocenie wynika to w znacznym stopniu z rozpoznawalności.

Usługa powinna mieć swoją wartość. Nie może być za niska, bo ludzie ocenią ją jako mniej wartą, czyli mniej profesjonalną od droższej. Z drugiej strony nie jestem zwolennikiem walki o klienta ceną. Na taką strategię mogą pozwolić sobie markety. Ja sam stałem przed takim dylematem, gdy zaczynałem. Gdy ustaliłem swój pierwszy produkt i jego cenę, poprosiłem doświadczonego przedsiębiorcę, aby „zerknął” na to, co zrobiłem. Pokreślił mi wszystkie ceny i usłyszałem: „za mało”. Więc dobrze jest, szczególnie na początku drogi, skonsultować swój pomysł i posłuchać opinii kogoś niezwiązanego emocjonalnie z nami i tym, co robimy. Pytasz o ryzyko: „wyjdzie czy nie wyjdzie”? Przecież to cała istota prowadzenia firmy i bycia przedsiębiorcą. Ale w tej całej sytuacji jest jedna główna zaleta – zaleta bycia na swoim. Jeżeli ustalisz cenę swojego produktu czy usługi na jakimś poziomie, to zawsze możesz ją zmienić w górę lub dół. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby kilka pierwszych usług zrobić za mniej, zebrać opinie, referencje, a następnie podnieść cenę o jakiś procent. Im bardziej będziemy rozpoznawalni, tym większe będziemy mieli pole do manewru cenami.

Co w sytuacji, kiedy wykonuję mało produktów czy usług, a co w sytuacji, kiedy mam ofertę skalowalną? Czy wtedy co miesiąc wypłacam sobie więcej? Czyli w sumie moje wynagrodzenie zależy od tego, jak akurat poszło mi w danym miesiącu? Czy raczej powinnam ustalić sobie konkretną wypłatę miesięczną?

Po części o tym już mówiliśmy. Ustalenie swojej pensji jest kluczowe, ponieważ jeżeli jesteś poniżej tego progu, to wiesz, do czego dążysz, a jeżeli powyżej, to dysponujesz pieniędzmi na inwestycje. W mojej ocenie nie powinno się podchodzić do wynagrodzenia w sposób, o jaki pytasz, tzn. „ile zarobię w firmie, tyle wypłaty” – szczególnie powyżej ustalonego progu. Nie ma takich pieniędzy, których nie można wydać – i myślę, że wszyscy zdajemy sobie z tego sprawę, a świat dostarcza nam pełno przykładów takich zachowań. Przeważająca liczba Lotto milionerów jest bankrutami po 2 latach. Nie uważam też, że nie powinno się podnieść sobie pensji, kiedy firma zarabia dużo i przede wszystkim może sobie na to pozwolić. Raczej postawiłbym pytanie trochę odwrotnie: kiedy podnieść pensje? Kiedyś rozmawialiśmy o budżecie i o tym, jak jest ważne jego prowadzenie. Przywołam tu zasadę słoików Harva Ekera – uwielbiam jego książkę Bogaty albo biedny i uważam ją za podstawę w kwestii zarządzania pieniędzmi. Z powodzeniem można to zastosować w każdej firmie, konstruując budżet.

Zasada słoików mówi o podziale przychodów:
– 55% wpływów na wydatki bieżące,
– 10% na poduszkę finansową,
– 10% na edukację,
– 10% na oszczędności/inwestycje.
– Harv mówi jeszcze o 10% na zabawę
– i 5% na dawanie.

Implementując tę zasadę do firmy, można założyć, że jeżeli co miesiąc zarabiasz dużo i możesz bez problemu odłożyć środki na:

– wydatki bieżące,

– poduszkę finansową do poziomu utrzymania firmy przez np. 6 miesięcy,

– edukację, bo trzeba się uczyć,

– przyjemności, bo nie samą pracą człowiek żyje,

– dawanie, bo pomaganie jest przyjemne

i jeszcze ci zostaje, to dlaczego nie masz zwiększyć sobie pensji? Przecież pracujemy po to, aby czerpać z tego przyjemność.

Poduszka finansowa – brzmi wspaniale. Jak jednak, kiedy jesteś na początku projektu – a co za tym idzie, początku inwestycji – mieć odłożone środki na 6 miesięcy? Mówi się: „kto nie ryzykuje, ten nie świętuje”. I że dobry przedsiębiorca to taki, który potrafi wszystko postawić na jedną kartę. Rozwój to inwestycje czy jednak nie?

Oczywiście, że nie ma poduszki na 6 miesięcy od razu. Jeżeli możesz sobie pozwolić na zamrożenie środków od pierwszego dnia działalności, to super. Zwykle będzie jednak inaczej – również dlatego, że mając określoną kwotę na start, będziesz ją właśnie inwestować, a nie odkładać na poduszkę. Ale co ważne, poduszkę się buduje – systematycznie odkładając część przychodu. Na temat ryzyka można powiedzieć wiele. Postawienie wszystkiego na jedną kartę nie oznacza, że wszystko, co mam, wrzucam w firmę. Przecież skoczek z samolotu zabiera ze sobą spadochron. Brak poduszki odczuło wielu przedsiębiorców w okresie lockdownu, gdy brak przychodów uniemożliwił utrzymanie firmy. Poduszkę buduje się właśnie na takie sytuacje. I buduje się ją w miarę możliwości regularnie z osiąganych przychodów, a resztę środków można inwestować. Życie w ostatnich latach pokazało, że lepiej ją mieć niż nie.



Większość freelancerów czy osób prowadzących jednoosobowe działalności i faktycznie pracujących w pojedynkę prowadzi jedno konto firmowe, które jest jednocześnie kontem prywatnym. Służy ono do opłat za wszystko – i za firmę, i za życie, w myśl zasady: „firma to ja.” Czy to dobre, czy złe podejście?  

Wracam myślami do poprzedniej naszej rozmowy. Nie powinno się łączyć finansów prywatnych z firmowymi. Pierwszy powód: firma to firma, a życie prywatne to prywatne. Drugi, bardziej istotny: prowadząc taką politykę finansową, trudno wiedzieć, ile się zarabia i jak rentowna jest firma. Wtedy właśnie dochodzi do sytuacji, o którą pytałaś: ile sprzedam, tyle zarabiam; jak mało, to mało, a jak dużo, to dużo. Niech przykładem będzie poduszka finansowa w firmie. Jak istotny jest to element budżetu, przekonało się wiele firm w okresie przymusowego zamknięcia, kiedy nie posiadając środków na życie, bankrutowali, bo nie byli w stanie przetrwać kilku miesięcy odcięcia od przepływu pieniędzy. Budżet zawsze powinien być oddzielny – i to szczególnie w grupie freelancerów, bo osiągane przez nich przychody są uzależnione od zleceń, czyli nie są stałe. Nie widzę problemu, aby część wydatków ponoszonych w życiu prywatnym ponosić w firmie, ale muszą mieć uzasadnienie w prowadzonej działalności. Takim klasycznym wydatkiem są koszty samochodu. Jeżeli jeżdżę do klientów i wykorzystuję auto w firmie, to nie ma problemu, aby koszty auta przenieść do firmy i nie wydawać na nie swoich prywatnych pieniędzy. Zawsze  jednak powinno się to odbywać z uwzględnieniem uzasadnienia danego wydatku.

Wracając do oszczędzania – żeby oszczędzać, trzeba mieć z czego [uśmiech]. Czy wyzwaniem jest takie ustalanie ceny za usługę bądź produkt, która daje nam możliwość oszczędzania? Czy zawsze powinniśmy o tym myśleć?

Doskonale byłoby ustalić taką cenę za produkt lub usługę, żeby po spełnieniu zachcianek było co odłożyć. Niestety życie pokazuje, że to tak nie działa. Jeżeli nie potrafisz oszczędzać 1 zł, nie będziesz oszczędzać 1000 zł i 10000 zł również. Jak już powiedziałem, nie ma takich pieniędzy, których nie da się wydać, a wydatki rosną proporcjonalnie do rosnących zarobków. Więcej zarabiamy, więcej wydajemy.

Przypomnij sobie czasy, gdy zaczynałaś przygodę z pracą. Jakie miałaś wydatki wtedy, a jakie masz teraz? Nie chodzi mi o wielkość kwot. Ja zaczynałem na etacie. Gdy dostałem dwukrotną podwyżkę pensji przy zmianie pracodawcy, myślałem, że połowę będę odkładał. Niestety okazało się, że mam większe wydatki niż 2 miesiące wcześniej.

Zawsze powinniśmy oszczędzać – i to w pierwszej kolejności, czyli najpierw płacę sobie. Wówczas, jeżeli za pozostałą kwotę nie stać mnie na określony styl życia, to mam tylko dwa wyjścia. Pierwsze to uprościć życie, co w pewnych okolicznościach jest dobre. Przy głębszej analizie okaże się, że nie potrzebuję TV z 500 kanałami, abonamentu telefonicznego za 300 zł, bo można mieć za 30 zł, ale trzeba poszukać; nie muszę także jeść w mieście codziennie. Proszę, nie myl tego z ascezą i zaciskaniem pasa. To po prostu czysta kalkulacja kosztów życia, niezbędna, gdy za dużo się wydaje lub posiada długi. Drugi sposób – milszy, ale nie wszyscy są w stanie go realizować – to zwiększenie dochodów. Jeżeli jestem przedsiębiorcą, to „zasuwam” więcej, żeby więcej sprzedać i zacząć zarabiać adekwatnie do poziomu życia, jaki chcę wieść. Jeżeli jestem na etacie, to szukam lepiej płatnej pracy. Oczywiście te zmiany wiążą się z koniecznością uczenia się, zwiększania kompetencji i przede wszystkim brania większej odpowiedzialności – i dlatego nie wszyscy są gotowi na to rozwiązanie. Chcieliby więcej zarabiać bez rozwoju siebie i swoich firm. I w tym przypadku oczywiście wraz ze wzrostem dochodu powinny rosnąć środki przeznaczane na oszczędzanie.

Jeżeli wzrost naszych przychodów łączy się ze wzrostem naszych wydatków, to co zrobić, żeby nie wpaść w tę zależność? Czy masz sposoby na to, jak okiełznać ten scenariusz? Jak zauważyć te zmiany? Jak je kontrolować?

Jedynym znanym mi sposobem jest prowadzenie budżetu, określenie dla siebie poziomu wynagrodzenia i „oglądanie każdej złotówki”. Nie jestem zwolennikiem bycia dusigroszem, ale rozważne zwracanie uwagi na wydatki to rozsądek, a nie skąpstwo. Trzeba pamiętać, że jesteśmy cały czas bodźcowani reklamami o tym, jak ważny dla naszego życia jest dany produkt. Prowadzenie budżetu pomaga – dzięki temu nie poddajemy się tym przekazom. Znam osoby, które mają szafy wielkości domu handlowego, ale gdy się zastanowić, korzystają z kilku ulubionych rzeczy – reszta leży, czasami nawet nieodpakowana. Jeżeli w budżecie określisz kwotę przeznaczoną na zabawę, to wydaj ją do ostatniego grosza i baw się dobrze, ale tylko do ustalonego progu. Na te słowa nieraz słyszę: „ale trzeba być spontanicznym”. Tak mówią najczęściej ci, którzy nie budżetują. Moim zdaniem spontaniczność polega na czymś innym, np. na tym, że jeśli mam ochotę, to polecę na weekend do Paryża, bo bilety są po 300 zł i mogę być spontaniczny, bo mam w budżecie pieniądze np. „na wycieczki”. Kupowanie kolejnej koszuli czy pary butów jako efekt działania reklam lub społecznego pędu spontanicznością nie jest – chyba że w budżecie jest na to pozycja.

Na koniec powiem, że prowadzenia budżetu można się uczyć całe życie i nigdy nie dojść do perfekcji. Ważne, aby to robić, zaczynając nawet od złotówki. Aby nie wpaść w tę zależność, o którą pytasz, pomocna może być – jak ją nazywam – zasada 24 lub 48 godzin. Chcesz coś kupić, bo wydaje ci się niezbędne do życia? Poczekaj 24 lub 48 godzin. Jeśli po tym czasie uznasz, że nadal jest niezbędne, to kup, przeznaczając na to odpowiednie środki z budżetu. Jedna uwaga: zmiany w budżecie są możliwe, ale gdy gdzieś dodajemy, to gdzieś odejmujemy – nigdy z pozycji oszczędności. Dzięki temu nie zadłużasz się, a budujesz swoje aktywa i stajesz się zamożniejszy. Teraz przypomniałem sobie historyjkę, którą kiedyś opowiadałem w swoich mediach społecznościowych. Ktoś zarabia 3000 zł, koszty życia ma na poziomie 2000 zł i posiada 10 000 zł oszczędności. Drugi zarabia 35 000 zł, koszty życia ma na poziomie 20 000 zł i też ma 10 000 zł oszczędności. Kto jest zamożniejszy? Zwróć uwagę, że ta pierwsza osoba może przez 5 miesięcy nie pracować, nie zmieniając stylu życia, a druga – przez 15 dni. Prowadząc budżet, można nad tym panować.

Rozmawiała Maja Ruszkowska-Mazerant

Zobacz także www.filipstratynski.com

Kontakt do Filipa Stratyńskiego: konsultacje@filipstratynski.com lub telefonicznie +48 513 703 534