Każdy projekt powinien być dokładnie przemyślany, rozpisany w czasie i podporządkowany budżetowi. Akceptacja dla projektu, "społeczne poparcie", to jeden z dowodów, że pomysł jest trafiony i ma wszelkie szanse zakończyć się powodzeniem.

Warto poddawać projekty pod publiczną ocenę, dyskutować o nich z ekspertami: artystami, fachowcami od marketingu, reklamy i PR, ludźmi mediów, urzędnikami z biur dedykowanych promocji... Ankieta, w której powstaje lista zalet i wad przedsięwzięcia to idealna instrukcja postępowania dla menadżera kultury, dzięki której wie, jeszcze zanim projekt ruszy, co w nim rozwijać, akcentować, a czego unikać. Jeśli wśród zalet przedsięwzięcia powtarzają się podobne wskazania to menadżer wie także, od czego zaczynać oficjalne prezentacje projektu. Myślimy schematami i dlatego prawdopodobieństwo "uwiedzenia" innych tym, co już komuś wcześniej się spodobało, jest ogromne!

Budżet to jedna z najważniejszych części dokumentacji projektu. Nie przeszacowuj ale i nie zaniżaj wartości pracy, usług, które będziesz kupować w trakcie przygotowań. Pamiętaj, szukaj takich partnerów, którzy swoją pracą zapłacą Ci za możliwość wzięcia udziału w projekcie, ale myśl o nich zaraz na początku. Jeśli w ostatniej chwili pójdziesz z gotowym zleceniem i poprosisz o wykonanie go za darmo, oferując reklamę, potencjalny partner z dużym prawdopodobieństwem odmówi Ci. To on wie gdzie i jak ma się reklamować, a Ty nie dbasz o jego interesy tylko masz interes do niego! Zaplanuj, jakie usługi, jakie prace są niezbędne przy Twoim projekcie. Pomyśl o tym kompleksowo, uwzględnij grafików, ludzi klejących plakaty, właścicieli wnętrz, które byłyby częścią Twojego projektu, catering, stolarzy, korporacje taksówkowe, jeśli planujesz dowożenie gości na miejsce przedsięwzięcia, firmy, nagłaśniające i doświetlające koncerty, wystawy, ..., w końcu firmy ochraniające. Ci wszyscy ludzie to Twoi potencjalni partnerzy, ale będą nimi tylko wtedy, jeśli potraktujesz ich poważnie i od początku będziesz konsultować swoje pomysły i pytać o radę!
Pamiętaj, teraz liczą się zespoły, a nie soliści! Szukaj sprzymierzeńców projektu i pokazuj ich sobie nawzajem! Ludzie zarażają się od siebie pasją tworzenia!

Nigdy nie zapominaj o mediach. Od momentu, gdy projekt wchodzi w fazę zamkniętą i istnieje jako gotowy pomysły, spisany, obliczony, wymierzony w czasie, możesz o nim mówić!! Z mediami może rozmawiać tylko ten, kto wie wszystko! Nie lekceważ żadnego tytułu i żadnej stacji! Sam proś o możliwość zaprezentowania pomysłu i bądź do tego profesjonalnie przygotowany! Twoja wizytówka, twój wygląd, estetyka materiałów o projekcie - bywa gwarancją powodzenia.

Notuj i kontroluj postęp prac! W trakcie przygotowań powiedz wyraźnie najbliższym współpracownikom, że każdy kontakt, każda osoba, która Wam pomaga, musi pojawić się na Waszej liście kontaktowej! Te wszystkie e-maile, numery komórek to bezcenny skarb, za który każdy menadżer kultury dałby się... - tu wpiszcie, to co kojarzy Wam się z ofiarą i poświęceniem dla wartości, które cenicie najwyżej!!

Uwaga na kryzysy!! Nigdy nie dzieje się tak, żeby najlepiej przygotowane logistycznie przedsięwzięcie zostało przeprowadzone dokładnie według planu! Ale żaden problem nie jest powodem do histerii, złości czy teatralnych wybuchów gniewu! Tylko zdrowy rozsądek, dyplomacja i spokój mogą Was wtedy uratować! Pamiętajcie, że na Was się patrzy i wszystko, co robicie dziś będzie świadczyć o Waszej skuteczności jutro!